Euer Kundenportal – flexibel, skalierbar und benutzerzentriert
Mit einem individuellen Online-Kundenportal schafft ihr eine zentrale digitale Anlaufstelle für eure Kunden. Alle Informationen, Dokumente und Services sind jederzeit verfügbar, Prozesse laufen ohne Medienbrüche und euer Support wird von wiederkehrenden Anfragen entlastet.
Eure Vorteile auf einen Blick:
- weniger manuelle Anfragen im Support
- digitale Prozesse statt E-Mail, Telefon und Papier
- flexible Anbindung an CRM, ERP, Helpdesk und weitere Systeme
- Funktionen und Oberfläche passend zu euren Anwendungen
Euer Kundenportal erstellen: Gut für euch, gut für eure Kunden
Mit einer Kundenplattform ermöglicht ihr euren Kunden, alltägliche Anliegen selbstständig zu erledigen. Sie können beispielsweise Rechnungen und Dokumente abrufen, Daten aktualisieren, Anfragen stellen oder den Bearbeitungsstatus verfolgen.
Das spart euch wie euren Kunden Zeit und reduziert zugleich den Aufwand für euer Service- und Verwaltungsteam.
Hand aufs Herz – wie gut ist eure Kundenerfahrung?
Viele Unternehmen haben ihre internen Abläufe zwar schon weitgehend digitalisiert, an der Schnittstelle zu den Kunden dominieren trotzdem weiterhin E-Mails, Telefonate, PDFs und manuelle Rückfragen. Das führt zu unnötigem Aufwand auf beiden Seiten. So ergeht es vielen ohne digitale Kundenplattform:
Kein Self-Service für Kunden
Ohne zentrale Self-Service-Portale landen auch einfache Anliegen beim Support. Eure Kunden müssen anrufen oder eine E-Mail schreiben, obwohl sie die benötigte Information oder Funktion im Grunde auch selbst abrufen könnten. Eine Kundenplattform macht solche häufig benötigten Services rund um die Uhr verfügbar.
Frust im Support
Wenn euer Serviceteam ständig mit wiederkehrenden Anfragen beschäftigt ist, fehlt Zeit für komplexere Fälle. Ein Online-Kundenportal zu erstellen, verlagert Standardprozesse in den Self-Service und entlastet gezielt euer Team.
Lange Reaktionszeiten im Kundenkontakt
Viele Kunden erwarten nicht immer eine persönliche Antwort, sondern vor allem eine schnelle und gute. Über ein Self-Service-Plattform können sie Informationen abrufen, Daten eingeben und Prozesse anstoßen, ohne warten zu müssen. So könnt ihr euer Kundenbeziehungsmanagement schnell verbessern!
Intransparente Prozesse
Bei der digitalen Transformation sollte der Mensch im Mittelpunkt stehen. Wenn Status, Zuständigkeiten und nächste Schritte aber nicht sichtbar sind, entstehen iunnötige Frustmomente und Reibungen. Ein Kundenportal schafft Transparenz, indem es Informationen und Bearbeitungsstände zentral zusammenführt.
Ein eigenes Kundenportal erstellen
Eine Kundenplattform muss zu euren Abläufen, euren Systemen und euren Kunden passen. Eine Standardlösung reicht daher nicht (immer)!
Wir entwickeln Online-Kundenportale, die sich in eure bestehende Systemlandschaft integrieren und genau die Funktionen abbilden, die ihr wirklich braucht. Das kann eine kompakte Self-Service-Lösung sein oder eine umfassende Plattform mit Formularen, Dokumenten, Benutzerkonten, Workflows und Systemanbindungen.
Dabei achten wir darauf, dass die Lösung technisch wartbar bleibt und später erweitert werden kann.
PS: Ihr sucht eine Kundenportal-Lösung in der Schweiz? Dann wendet euch gern an unser Team vor Ort.
Die richtige Kundenplattform für eure Branche
Ein kleiner Überblick darüber, was wir für euch möglich machen. Was, euer Use Case fehlt? Sprecht mit uns. Wir entwickeln eine Lösung, die zu euren Prozessen und Systemen passt – pragmatisch, sauber und skalierbar.
- Schaden digital melden
- Fotos und Dokumente direkt hochladen
- Bearbeitungsstatus einsehen
- Automatisierte Folgeprozesse auslösen
- Dokumente sicher verwalten
- Verträge, Rechnungen und Nachweise zentral bereitstellen
- Rollen und Zugriffsrechte definieren
- Dokumente versionieren und aktualisieren
- Support entlasten
- Standardanliegen im Self-Service abbilden
- Anfragen strukturiert erfassen
- Daten automatisch an Helpdesk, CRM oder ERP übergeben
- Zählerstand mobil melden
- per App oder Webformular
- Eingangsbestätigung in Echtzeit
- Erinnerungsfunktion aktivieren
- Rechnungen einsehen
- Archiv mit vollem Überblick
- Rechnungsdownload (PDF)
- Erinnerungen bei Fälligkeit
- bequemer Tarifwechsel
- Selbstständiger Tarifvergleich
- Wechsel mit wenigen Klicks
- Sofortige Bestätigung & Dokumentation
- Onboarding & Dokumente
- Upload persönlicher Dokumente
- Checklisten und Fristen im Überblick
- Erinnerungen per E-Mail
- Internes Helpdesk
- Mitarbeiteranfragen strukturiert managen
- Priorisierung und Transparenz im Prozess
- Statusverfolgung jederzeit möglich
- Wissensdatenbank & FAQ
- Zugriff auf Richtlinien & Leitfäden
- Inhalte auch mobil verfügbar
- Download von Standarddokumenten
- Upload & Verifizierung
- unterschiedliche Dateiformate
- Validierung & Vorschau
- Feedback bei fehlenden Angaben/Dokumenten
- Versionierung & Freigabe
- Änderungen nachvollziehbar
- Freigabeprozesse mit Rollensteuerung
- Benachrichtigungen über Änderungen
- Archiv & Rechtssicherheit
- Revisionssicheres Archiv mit Historie
- Einfach durchsuchbar nach Kriterien
- Bereitstellung für Audits & Compliance
- Rechtsberatung / Kanzleien
- Mandanten-Dokumente verwalten
- Terminvereinbarung
- Statusverfolgung offener Fälle
- Bildung & Weiterbildung
- Kursunterlagen zentral abrufen
- Prüfungen & Zertifikate verwalten
- Kontakt zur Verwaltung/Lehrkraft
- Facility Management / Immobilien
- Mängelmeldung mit Foto & Position
- Statusverfolgung & Rückfragen im Portal
- Dokumentation & Historie aller Vorgänge
Flexible digitale Lösungen statt kompliziertem Papierkram
Unsere Ansätze und Leistungen
1. Digitale Kundenplattform zur Selbstverwaltung:
Eure Kunden bearbeiten geeignete Anliegen und Daten selbstständig.
Standardprozesse laufen strukturiert ab und müssen nicht bei jedem Vorgang manuell begleitet werden.
Informationen und Funktionen stehen unabhängig von Geschäfts- und Supportzeiten zur Verfügung.
2. Flexible und skalierbare Lösungen:
Wir entwickeln nur die Funktionen, die für euren Anwendungsfall sinnvoll sind. Weitere Module können später ergänzt werden.
Oberfläche, Formulare, Rollen und Abläufe richten sich nach euren Prozessen und Anforderungen.
Euer Portal wird über APIs, Webhooks oder Middleware mit den benötigten Anwendungen verbunden
3. Nahtlose Integration
Wir integrieren das Kundenportal in eure IT-Landschaft, etwa in Zendesk, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, Stripe oder DocuSign.
Das Portal funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone.
Je nach Anforderung setzen wir Benutzerkonten, Rollen, individuelle Zugriffsrechte oder Single Sign-on um.
4. Vielfältige Nutzungsmöglichkeiten
Beantworten Standardanfragen, unterstützen im Self-Service und entlasten euren Support.
Dokumente werden automatisch ausgelesen, Daten übernommen und Folgeprozesse direkt gestartet.
Erweitert euer Kundenportal jederzeit um neue Funktionen, Integrationen oder Automatisierungen.
Jetzt Kundenportal erstellen!
In drei Schritten zur digitalen Kundenplattform
Unsere Arbeitsweise
1. Vorprojektphase
- Anforderungen verstehen: Gemeinsam klären wir, welche Prozesse digitalisiert werden sollen und welche Ziele ihr verfolgt. ->10 Tipps: Das muss ein Kundenportal können!
- Prozesse analysieren: Wir prüfen bestehende Abläufe und identifizieren Potenziale für Self-Service und Automatisierung.
- Konzept entwickeln: Auf Basis eurer Anforderungen erstellen wir für eure Kundenportal-Software erste Abläufe, Wireframes oder Designkonzepte.
- Schnittstellen planen: Gemeinsam definieren wir, welche Systeme – beispielsweise Zendesk, ERP oder CRM – angebunden werden sollen.
2. Umsetzung
- Portal entwickeln: Wir setzen die vereinbarten Funktionen wie eine Wissensdatenbank und Workflows um.
- Systeme integrieren: Bestehende Anwendungen werden nahtlos angebunden.
- Tests durchführen: Vor dem Go-live der Kundenportal-Software prüfen wir Funktionen, Datenflüsse und Benutzerfreundlichkeit gemeinsam mit euch.
3. Go-live
- Live-Schaltung: Nach erfolgreicher Abnahme geht euer Kundenportal online.
- Support & Weiterentwicklung: Auch nach dem Go-live begleiten wir euch bei neuen Funktionen, der Kundenplattform-Optimierung sowie Erweiterungen.
Kundenportal-Beispiel 1: Self-Service für Mietprozesse
Ein Vermietungsunternehmen wollte den gesamten Mietprozess digitalisieren – von der Wohnungssuche bis zur Vertragsunterzeichnung. Statt Papier, Postversand und manuellen Rückfragen sollte der komplette Ablauf online funktionieren.
Leafworks entwickelte dafür ein digitales Kundenportal, das Interessenten Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt.
Die Lösung
- Wohnungssuche direkt im Portal
- Online-Anfrage über ein Formular
- automatische Erstellung des Mietvertrags
- digitale Unterschrift mit DocuSign
- Zahlungsabwicklung über Stripe
- Verwaltung aller Objekte in einem zentralen Backend
Der Ablauf
- Interessenten wählen eine Wohnung aus.
- Die Anfrage wird online erfasst.
- Das System erstellt automatisch den Mietvertrag.
- Der Vertrag wird digital über DocuSign unterschrieben.
- Die Kaution kann direkt über Stripe bezahlt werden.
- Alle Informationen werden zentral verwaltet.
Der Mehrwert
Für Mieter:
- kein Papierkram
- Vertragsabschluss vollständig online
- jederzeit auf Desktop und Smartphone nutzbar
Für das Unternehmen:
- deutlich weniger manueller Aufwand
- kürzere Bearbeitungszeiten
- weniger Rückfragen
- skalierbare Plattform für weiteres Wachstum
Erweiterbar um weitere Funktionen
Das Portal lässt sich jederzeit um zusätzliche Funktionen ergänzen, beispielsweise:
- AI Agents für den Self-Service
- intelligente Dokumentensuche
- automatische Dokumentenerkennung
- digitale Signaturen
- Zahlungsfunktionen
- weitere Workflows und Integrationen
Kundenportal-Beispiel 2: Retourenportal für den Onlinehandel
So funktioniert der Prozess
- Kunden starten die Retoure direkt im Kundenkonto.
- Bestell- und Kundendaten werden automatisch übernommen.
- Artikel und Rückgabegrund werden ausgewählt.
- Zendesk erstellt automatisch ein Ticket mit allen relevanten Informationen.
- Nach Freigabe wird die Rücknahme im ERP-System angestoßen.
- Alle Daten stehen anschließend für Auswertungen und Automatisierungen bereit.
Vorteile
- Rückgaben direkt im Shop starten
- keine doppelte Dateneingabe
- weniger manueller Aufwand
- einheitlicher Prozess zwischen Shop, Support und ERP
- jederzeit um weitere Funktionen erweiterbar
Mögliche Erweiterungen
- AI Agents beantworten Fragen zum Rückgabeprozess.
- KI erkennt Rückgabegründe und schlägt passende Workflows vor.
- Dokumente und Fotos werden automatisch verarbeitet.
- Kunden erhalten Antworten passend zu ihrer Bestellung.
Und wann startet ihr?
Eigenes Kundenportal vom Profi erstellen lassen
Unsere Expertise ist euer Vorteil
Lösung in Wochen statt Papier in Monaten
Dank unserer Erfahrung und einer modularen Vorgehensweise entstehen erste nutzbare Lösungen häufig innerhalb weniger Wochen.
Erfahrung mit komplexen Systemen
Wir verbinden Kundenportale mit Zendesk, CRM-, ERP-, Shop- und Drittsystemen und sorgen dafür, dass alle Prozesse sauber zusammenspielen.
Pragmatisch statt kompliziert
Wir entwickeln keine Funktionen, die niemand nutzt. Gemeinsam konzentrieren wir uns auf die Prozesse, die euch und euren Kunden wirklich Zeit sparen.
Auch nach dem Go-live an eurer Seite
Nach der Einführung begleiten wir euch bei Optimierungen, Erweiterungen und neuen Anforderungen.
Und wann startet ihr?
Mit Leafworks entwickelt ihr kein Kundenportal von der Stange, sondern eine Lösung, die zu euren Prozessen passt.
Ob Self-Service, Prozessdigitalisierung oder individuelle Integrationen – wir begleiten euch von der ersten Idee bis zum Go-live und darüber hinaus.
Maik Isernhinke
Kundenportal--Experte
- CRM
- Automation
- Integrationen
- Zendesk
- Digitale Transformation
- Custom MVPs
Häufige Fragen
Was ist ein Kundenportal?
Ein Kundenportal ist eine digitale Plattform, über die eure Kunden Informationen abrufen, Dokumente herunterladen, Anfragen stellen oder Prozesse selbstständig erledigen können. Je nach Anwendungsfall lassen sich beispielsweise Support, Dokumentenverwaltung, Formulare, Bestellungen oder individuelle Self-Service-Prozesse in einem zentralen Portal bündeln.
Wie erstellt ihr ein Kundenportal?
Der erste Schritt ist die Frage, welche Prozesse ihr digitalisieren möchtet. Anschließend werden die benötigten Funktionen, Nutzergruppen und Schnittstellen definiert. Je nach Anforderungen kann dafür eine bestehende Plattform erweitert oder ein individuelles Kundenportal entwickelt werden. Wir unterstützen euch von der Konzeption über die Entwicklung bis zum Go-live und der kontinuierlichen Weiterentwicklung.
Was kostet ein Kundenportal?
Die Kosten hängen vom gewünschten Funktionsumfang, den benötigten Schnittstellen und der Komplexität des Projekts ab. Ein einfaches Self-Service-Portal ist deutlich schneller umgesetzt als eine individuelle Plattform mit mehreren Integrationen und automatisierten Workflows. Nach einem ersten Gespräch können wir Aufwand und Budget realistisch einschätzen.
Was muss ein Kundenportal können?
Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt immer vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Häufig gehören dazu Benutzerverwaltung, Dokumentenmanagement, digitale Formulare, Statusanzeigen, Self-Service, Wissensdatenbanken sowie die Integration von CRM-, ERP- oder Helpdesk-Systemen. Viele Unternehmen ergänzen ihr Portal außerdem um Automatisierungen oder KI-Funktionen, um wiederkehrende Prozesse weiter zu vereinfachen. Für mehr Details bitte hier entlang: Was muss ein Kundenportal können?
Welche Systeme lassen sich an ein Kundenportal anbinden?
Ein Kundenportal lässt sich mit nahezu allen Systemen verbinden, die über geeignete Schnittstellen verfügen. Dazu gehören beispielsweise Zendesk, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, Shopify, Shopware, Stripe oder DocuSign. So werden Daten automatisch zwischen euren Systemen ausgetauscht und manuelle Arbeitsschritte reduziert.
Kann ein Kundenportal KI nutzen?
Ja. KI kann beispielsweise AI Agents für den Self-Service bereitstellen, Dokumente automatisch auslesen, Informationen schneller auffindbar machen oder Anfragen intelligent kategorisieren. Ob KI sinnvoll ist, hängt immer vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Deshalb setzen wir sie dort ein, wo sie Prozesse tatsächlich vereinfacht und echten Mehrwert schafft.
Wie lange dauert die Entwicklung eines Kundenportals?
Das hängt vom Umfang des Projekts ab. Kleinere Portale können oft innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Umfangreichere Plattformen mit individuellen Funktionen, mehreren Systemintegrationen oder komplexen Workflows benötigen entsprechend mehr Zeit. Gemeinsam mit euch definieren wir einen realistischen Projektumfang und setzen diesen Schritt für Schritt um.
