Die richtige Software für Ihren Kundenservice?
Sie suchen nach der besten Lösung für Helpdesk, Live-Chat oder Omnichannel-Support? Wir vergleichen die führenden Tools 2025 und zeigen, worauf es wirklich ankommt: Preise, Zielgruppen, Features – und unsere Empfehlungen aus über 300 realen Projekten.
Finden Sie in 3 Minuten heraus, welches Tool zu Ihren Anforderungen passt.
Die Top 5 Tools im direkten Vergleich (2025)
| Tool | Preis ab (€) | Ideal für | Omnichannel | KI‑Features | Integrationen | Automatisierung | Reporting & Analytics | Skalierbarkeit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zendesk | 55 €/Agent/Monat | Mittelstand & Enterprise | Sehr gut (1800+ Kanäle) | Sehr fortschrittlich (Agent-Copilot, Voice-AI) | Sehr groß (Marketplace mit >1500 Apps) | Workflows, Trigger, KI‑Actions | Native Analysen, Copilot für Auswertung | Sehr hoch (Enterprise‑ready) |
| Freshdesk (Freddy AI) | 15 € + 29 € AI-Add-on | KMU, Start-ups | Sehr gut (Chat, Mail, Social, WhatsApp) | Umfangreich (Summaries, Tone, Intent-Erkennung) | Solide via APIs, CRM, Slack, Shopify u. a. | Auto-Triage, Bot Actions, KI‑Routing | Basics + Freddy Insights (Copilot Reporting) | Mittel–hoch (skalierbar bis Enterprise) |
| Intercom (Fin) | 79 €/Monat | SaaS, Product-led Growth | Gut (Messenger, Add-ons für Mail/Voice nötig) | Gut (Fin Bot, GPT‑gestützt im Messenger) | Ca. 450 Apps (CRM, Payments, Analytics etc.) | Bot-Flows, Help-Center‑Verknüpfung | Grundreporting, Chat‑Analytics | Mittel (für Wachstumsunternehmen geeignet) |
| Salesforce Service Cloud | 25 € Essentials | Enterprise, CRM‑First‑Strategien | Sehr gut (alle Kanäle inkl. Voice & Social) | Sehr gut (Einstein AI, predictive support) | Komplett im Salesforce-Ökosystem integriert | Flow Automation, Einstein Actions | Enterprise Analytics + KI-Auswertungen | Sehr hoch (Global Enterprise‑Level) |
| Userlike | ca. 90 € pro Paket | KMU, E-Commerce, DSGVO‑Fokus | Sehr gut (Live‑Chat, Messenger, Social) | Gut (Chatbots, Regeln, FAQ‑Verknüpfung) | CRM- und Helpdesk-Integrationen, API | Automatisierte Chat‑Flows, Antwortvorlagen | Basis-Analytics & Exportfunktionen | Mittel (gut für wachsende KMU) |
*Preise laut Anbieterinformationen (Stand Juli 2025), exkl. MwSt. / Add-ons
Was ist Customer Service Software?
Customer Service Software (auch: Helpdesk- oder Support-Software) hilft Unternehmen dabei, Supportanfragen effizient zu bearbeiten und Kundenerlebnisse zu verbessern – kanalübergreifend, skalierbar und zunehmend KI-gestützt.
Moderne Tools bündeln Chat, E-Mail, Telefon und Social Media in einer zentralen Plattform und erlauben die Automatisierung von Routineaufgaben. Kunden erhalten dadurch schnellere, personalisierte Lösungen – und Support-Teams sparen Zeit.
Quick Fact: Laut aktuellen Studien sehen 96% der Kunden exzellenten Kundenservice als entscheidend für ihre Markenwahl und -treue an. Unternehmen, die in diesem Bereich investieren, können somit ihre Kundenbindung und ihren Umsatz signifikant steigern. (Quelle)
Anforderungen an moderne Kundenservice-Tools
Die Anforderungen an modernen Kundenservice haben sich dramatisch gewandelt. Früher reichten eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse – heute erwarten Kunden:
- Sofortige Reaktionsmöglichkeiten über Chat, Bot oder Messaging
- Personalisierte Antworten durch CRM-Anbindung & Kontextszenarien
- Nahtlose Omnichannel-Erfahrung für Kunden & Agenten
- Self-Service-Funktionen wie Help Center, FAQs, Chatbot
- Proaktive Kommunikation z. B. durch Automatisierungen
Typen von Customer Service Software
Helpdesk-Software
Zentrale Bearbeitung von Support-Tickets, inklusive Priorisierung, Eskalation und SLA-Tracking.
Live-Chat-Tools
Direkter Kontakt in Echtzeit, oft ergänzt um Co-Browsing, File Sharing oder Video.
Self-Service-Plattformen
Zugriff auf Hilfedokumente, FAQs oder Guided Tours – auch als Bot-Oberfläche nutzbar.
Social & Messaging Support
Kundendienst auf WhatsApp, Facebook, Instagram, Telegram oder im Webchat.
Vorteile einer Kundenservice-Software
Eine Kundendienst-Software bietet zahlreiche Vorteile:
Omnichannel-Integration: Alle Kommunikationskanäle auf einer Plattform.
Effizienzsteigerung: Automatisierungen übernehmen Routineaufgaben.
Datenanalyse: Messung und Optimierung der Servicequalität durch umfangreiche Tools.
Flexibilität: Skalierbarkeit zur Unterstützung des Unternehmenswachstums.
Kostensenkung: Reduzierung von Komplexität und manuellen Prozessen.
Customer-Service-Software 2025: Die Anbieter im Detail
Zendesk: Der skalierbare Alleskönner
Zendesk ist eine umfassende Omnichannel-Lösung mit Chat, E-Mail, WhatsApp und Telefon. KI-gestützte Automatisierung, Chatbots und eine Wissensdatenbank machen Zendesk zur Top-Wahl. Der „Agent Workspace“ bietet Support-Teams eine einheitliche Kundenübersicht.
Die Preise für Zendesk beginnen bei 55 Euro pro Monat, wobei erweiterte Funktionen wie die Zendesk-Wissensdatenbank und weitere Anpassungsmöglichkeiten in höheren Tarifen erhältlich sind. Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen einer Zendesk-Beratung.
- Stärken: Flexibilität, DSGVO-Konformität, umfangreiche Funktionen.
- Schwächen: Kostenintensiv für kleine Unternehmen.
Kerneigenschaften
- Vollständig integrierte Omnichannel-Lösung
- KI-gestützte Automatisierung mit adaptivem Lernen
- Predictive Analytics
- Enterprise-grade Sicherheit und Compliance
- Umfangreiche API- und Integrationsoptionen
Preismodell 2025
- Suite Team: ab 55€/Agent/Monat
- Suite Growth: ab 89€/Agent/Monat
- Suite Professional: ab 115€/Agent/Monat
- Enterprise: Individuell
Ideale Zielgruppe
- Mittelständische bis große Unternehmen
- Internationale Organisationen
- Unternehmen mit komplexen Service-Strukturen
Welche Software passt zu Ihnen?
Sie wollen wissen, welches Tool sich für Ihre Anforderungen am besten eignet? Wir helfen Ihnen, Zeit zu sparen – mit einer kostenlosen Erstberatung durch unsere Experten.
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Freshdesk: Der flexible Allrounder
Freshdesk ist eine vielseitige Kundenservice-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenanfragen effizient zu verwalten und den Support über verschiedene Kanäle hinweg zu optimieren.
- Stärken: Vielseitigkeit, einfache Automatisierung
- Schwächen: Höhere Einstiegskosten
Kerneigenschaften
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Automatisierungsmöglichkeiten
- Integrierte Telefonie
- Field Service Management
- Neo KI-Assistent
Preismodell 2025
- Growth: ab 15€/Agent/Monat
- Pro: ab 49€/Agent/Monat
- Enterprise: ab 79€/Agent/Monat
Ideale Zielgruppe
- kleine bis mittelgroße Unternehmen
- Start-ups mit Wachstumsambitionen
- Service-Teams mit Fokus auf Agilität
Intercom: Der Conversational-Spezialist
Intercom setzt Automatisierung und Messaging für Kunden und interne Teams ein. Der Messenger verstärkt bereits vorhandene Support-Tools, indem er Tickets über diverse Kanäle, einschließlich Messenger und E-Mail, generiert.
Der Messenger bietet Live-Support per Chat und Self-Service, wodurch Kunden in ihrem eigenen Tempo Antworten finden können. Zudem beinhaltet Intercom einen Resolution Bot, der automatisierten Support bereitstellt.
- Stärken: Ominichannel-Management, Automatisierungsmöglichkiten, Analysewerkzeuge, Wissensdatenbank
- Schwächen: Kann für kleinere Unternehmen eine größere Investition bedeuten, erfordert möglicherweise eine Einarbeitungszeit, um alle Funktionen voll auszuschöpfen.
Kerneigenschaften
- GPT-gestützte Chatbot-Technologie (z. B. „Fin“)
- In-App Product Tours & interaktive Onboarding-Flows
- Proaktive Nutzeransprache via Outbound Messages & Popups
- Conversion-optimiertes Messaging
- Tools zur Lead-Qualifizierung & Nutzeraktivierung
Preismodell 2025
- Starter: ab 79€/Monat
- Professional: ab 139€/Monat
- Enterprise: individuell
Ideale Zielgruppe
- SaaS-Unternehmen
- Digital-first Businesses
- Produkt-led Growth Unternehmen
Salesforce Service Cloud: Die CRM-Integration
Salesforce Service Cloud ist ein Kundenservice-Tool, das auf einer zentralen Plattform Kundeninteraktionen und -daten organisiert. Es unterstützt Kommunikationskanäle wie Chat, SMS, WhatsApp, Anrufe, Messaging und KI-gestützte Chatbots. Die Salesforce Service Cloud bietet vier verschiedene Preispakete, vom Essentials-Paket bis zur Enterprise-Version mit zusätzlichen Funktionen.
- Stärken: Umfangreiche Funktionen, Skalierbarkeit
- Schwächen: Höhere Kosten
Kerneigenschaften
- Generative KI mit Einstein Agent & vorausschauender Fallbearbeitung
- Guided Onboarding
- Proaktive Service-Automatisierung
- Omnichannel-Routing mit automatischer Priorisierung
- Revenue-Fokus durch CRM-Verknüpfung
Preismodell 2025
- Starter: ab 25€/Monat
- Professional: ab 80€/Monat
- Enterprise: ab 165€/ Monat
Ideale Zielgruppe
- SaaS-Unternehmen
- Digital-first Businesses
- Produkt-led Growth Unternehmen
Userlike – die datenschutzkonforme Chat-Lösung aus Deutschland
Userlike ist eine in Köln entwickelte Kundenservice-Software mit Fokus auf Live-Chat und DSGVO-Konformität. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit einem starken Datenschutzanspruch. Die Software unterstützt Messaging auf der eigenen Website sowie über beliebte Kanäle wie WhatsApp, Facebook Messenger oder Telegram.
Userlike setzt auf ein modulares Preismodell. Die Software lässt sich über Integrationen mit CRM-Systemen wie HubSpot, Pipedrive oder Zendesk verknüpfen und bietet auch eine offene API.
Stärken: Datenschutz „Made in Germany“, intuitive Oberfläche, schnelle Integration
Schwächen: Eingeschränkte KI-Funktionalitäten, Fokus auf Chat statt Omnichannel
Kerneigenschaften
- DSGVO-konformer Website-Chat inkl. Hosting in Deutschland
- Messaging-Integration (WhatsApp, Messenger, etc.)
- Chatbot-Framework mit Antwortbausteinen
- CRM- & Helpdesk-Integrationen
- Chat-Analytics, Export, Rollen & Berechtigungen
Preismodell 2025
- Team: ca. 90 €/Monat pro Paket (inkl. 4 Operatoren)
- Corporate & Flex: individuell nach Nutzer- und API-Bedarf
Ideale Zielgruppe
- KMU und E-Commerce-Unternehmen mit starkem Datenschutzfokus
- Unternehmen, die DSGVO-Konformität und schnellen Chat-Support verbinden möchten
Auswahlkriterien: So treffen Sie die richtige Entscheidung
Bevor Sie sich für eine Customer Service Software entscheiden, sollten Sie vier essentielle Fragen beantworten:
Wie groß ist Ihr Support-Team? Die Wahl der Software sollte Ihre Teamgröße und deren Arbeitsabläufe berücksichtigen.
Welche Kanäle nutzen Ihre Kunden? Die Kundendienst-Software sollte die von Ihren Kunden bevorzugten Kommunikationskanäle wie Chat, E-Mail, Telefon oder soziale Medien unterstützen.
Welches Budget steht zur Verfügung? Eine gute Software für den Kundenservice bietet flexible Preismodelle, die sich an Ihre finanziellen Rahmenbedingungen anpassen lassen.
Welche Systeme müssen integriert werden? Eine nahtlose Integration in bestehende CRM- oder Kollaborationstools ist entscheidend für einen reibungslosen Workflow.
Implementierung: Der Weg zum Erfolg
Phase 1: Vorbereitung
- Teamanalyse
- Process-Mapping
- Zieldefinition
Phase 2: Setup
- Systemkonfiguration
- Datenintegration
- Testläufe
Schulung & Optimierung
- Mitarbeitertraining
- Performance-Monitoring
- kontinuierliche Verbesserung
Warum wir auf Zendesk setzen
Zendesk zählt zu den führenden Customer-Service-Softwares und überzeugt durch wichtige Kernvorteile:
- Die Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und integriert alle wichtigen Kommunikationskanäle – von E-Mail und Chat bis zu Telefon und Social Media.
- Was Zendesk besonders auszeichnet: Die Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme einbinden und überzeugt durch ihre intuitive Benutzeroberfläche. Dies minimiert Einarbeitungszeit und Schulungsaufwand.
- Dank umfangreicher Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten bietet Zendesk ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis – was immer Sie brauchen, mit Zendesk können wir es möglich machen.
Die reibungslose Integration, zuverlässige Performance und benutzerfreundliche Oberfläche machen Zendesk, gerade in Kombination mit einem starken Implementationspartner, zur idealen Wahl für Unternehmen, die ihren Kundenservice optimieren möchten. Umfassende Schulungsressourcen unterstützen dabei die effiziente Einarbeitung der Mitarbeiter.
Welche Software passt zu Ihnen?
Sie wollen wissen, welches Tool sich für Ihre Anforderungen am besten eignet? Wir helfen Ihnen, Zeit zu sparen – mit einer kostenlosen Erstberatung durch unsere Experten.
Gratis Termin buchenUnsere Expertise
Leafworks ist der führende Spezialist für Zendesk-Integrationen und gelebte Customer Experience in der DACH-Region. Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Customer-Service-Software optimal in ihre bestehenden Systeme zu integrieren und Workflows zu automatisieren. Wir bieten:
Maßgeschneiderte Integrationen: Wir passen Zendesk an Ihre spezifischen Anforderungen an, sei es durch die Verbindung mit bestehenden CRM-, ERP- oder E-Commerce-Systemen.
Prozessautomatisierung: Routineaufgaben werden automatisiert, sodass Ihr Team sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren kann.
Skalierbare Lösungen: Unsere Zendesk-Optimierungen wachsen mit Ihrem Unternehmen und passen sich flexibel an Veränderungen an.
- Starke Umsetzung auf Augenhöhe – das weitere Lob überlassen wir unseren Kunden!
Fazit & Ausblick
Die Wahl der richtigen Kundenservice-Software kann erfolgsentscheidend für Ihr Unternehmen sein. Mit Freshdesk, Intercom, der Salesforce Service Cloud, Userlike und Zendesk haben wir Ihnen einige der führenden Lösungen auf dem Markt vorgestellt. Unsere Experten bei Leafworks haben jahrelange Erfahrung im operativen Kundenservice und haben mit einer Vielzahl von Tools und Lösungen gearbeitet, bevor sie ins Consulting gewechselt sind. Wir kennen die Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen aus erster Hand und können Ihnen versichern, dass Zendesk eine hervorragende Wahl für Ihr Unternehmen ist.
Uns ist bewusst, dass die Implementierung einer neuen Kundenservice-Software Herausforderungen mit sich bringen kann, aber Leafworks ist hier, um diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Mit unserer Expertise und unserem Engagement für den Erfolg unserer Kunden sind wir der ideale Partner für die Implementierung Ihrer Customer Service Software.
Wir freuen uns darauf, Ihnen dabei zu helfen, Ihren Kundenservice auf das nächste Level zu bringen. Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch!
FAQ – Customer Service Software (2025)
Was ist Customer Service Software?
Customer Service Software unterstützt Unternehmen beim professionellen Kundenkontakt – etwa per Chat, E-Mail, Telefon oder Social Media. Sie hilft dabei, Support-Anfragen zu verwalten, Workflows zu automatisieren und Servicequalität messbar zu verbessern.
Welche Kundenservice-Software ist die beste?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Zendesk eignet sich für komplexe Service-Strukturen, Freshdesk für Start-ups, Intercom für produktzentrierte Teams, Salesforce für CRM-first-Unternehmen und Userlike für datenschutzbewusste KMU.
Was kostet gute Customer Service Software?
Die Preise beginnen bei etwa 15 € pro Agent und Monat (Freshdesk). Für umfassende Lösungen mit KI und Omnichannel-Funktionen (z. B. Zendesk, Salesforce) sollten Sie mit 55–165 € rechnen.
Was ist der Unterschied zwischen Helpdesk-Software und Live-Chat-Software?
Helpdesk-Software verwaltet strukturierte Support-Tickets, z. B. über E-Mail oder Portale. Live-Chat-Software bietet Echtzeit-Kommunikation auf der Website oder per Messenger – oft ergänzt durch Chatbots.
Warum ist DSGVO-Konformität wichtig bei Kundenservice-Software?
Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist Datenschutz Pflicht. Tools wie Userlike oder Zendesk bieten spezielle Funktionen für EU-Konformität, etwa Hosting in Europa, Löschrichtlinien und Zugriffskontrolle.
Welche Kanäle sollte meine Software unterstützen?
Das hängt von Ihren Kunden ab. Omnichannel-Lösungen bündeln z. B. Chat, Mail, WhatsApp, Telefon und Social Media in einer Oberfläche – ideal für Support-Teams mit hohem Anfragevolumen.
Wie lange dauert die Implementierung von Customer Service Software?
Je nach Komplexität und Anbieter variiert der Zeitaufwand. Mit einem spezialisierten Partner wie Leafworks kann eine erste produktive Lösung in wenigen Tagen einsatzbereit sein – inklusive Einrichtung, Schulung und Automatisierung.
